Privacyverklaring van de online agenda

Met de online agenda van Vet-Files maak je een afspraak bij je dierenarts, en beheer je je gegevens en die van je dieren. Deze verklaring legt uit welke gegevens daarbij verwerkt worden, door wie en waarom.

1. Wie is verantwoordelijk?

De praktijk waar je een afspraak maakt of een account hebt, is verantwoordelijk voor je gegevens (de verwerkingsverantwoordelijke). Je gegevens staan in de databank van die praktijk, en de praktijk beslist wat ermee gebeurt en hoe lang ze bewaard worden.

MillerFox BV, de leverancier van Vet-Files, beheert de online agenda in opdracht van de praktijk (de verwerker). MillerFox gebruikt je gegevens alleen om de agenda voor de praktijk te laten werken. De gegevens van MillerFox BV vind je in de juridische informatie.

Met vragen over je gegevens ga je naar je praktijk.

2. Welke gegevens?

• Als je een account aanmaakt of je profiel bijwerkt: naam, voornaam, titel, adres, land, telefoon- en gsm-nummers, e-mailadres, taal, en je voorkeuren voor de nieuwsbrief en voor herinneringen via mail of sms. Optioneel je rijksregisternummer: de praktijk gebruikt het om je te identificeren (bijvoorbeeld met je eID) en voor documenten waarin het verplicht is, zoals bij een eigenaarswissel van een hond of kat.
• Als je als gast een afspraak maakt: naam, voornaam, adres, land, telefoon, e-mailadres, en van je dier de naam, het geslacht, de geboortedatum en het ras.
• Bij een afspraak: de praktijk, de dierenarts, het soort afspraak, datum en uur, het dier, en de reden van je bezoek zoals je die zelf intypt.
• Over je dieren: naam, soort, ras, geslacht, geboortedatum, beharing en haarkleur, chipnummer, paspoortnummer, en een foto als je die oplaadt.
• Als de praktijk ze aanbiedt: je bestellingen in de webshop, en de berichten die je aan de praktijk stuurt (die worden alleen gemaild, niet bewaard).
• Technisch: het tijdstip van je laatste login, en bij bepaalde gebeurtenissen een korte regel in het logboek van de praktijk (bijvoorbeeld een boekingspoging of een mislukte login, met je naam, klantnummer of e-mailadres).

Typ in de reden van je bezoek alleen wat de praktijk nodig heeft om de afspraak voor te bereiden.

3. Waarvoor?

• je afspraken maken, verplaatsen en annuleren, en ze bevestigen met een mail;
• je account en je gegevens bij de praktijk beheren;
• je herinneren aan een afspraak via mail of sms, als je dat toeliet;
• bestellingen en berichten aan de praktijk afhandelen, als de praktijk die aanbiedt;
• de agenda beveiligen en misbruik tegengaan.

De praktijk doet dat in de regel om de afspraak met jou uit te voeren (art. 6.1.b AVG), en voor herinneringen en de nieuwsbrief op basis van je keuze in je profiel, die je altijd kan wijzigen.

4. Wie krijgt je gegevens?

• De praktijk en haar medewerkers.
• MillerFox BV, als verwerker. De agenda draait op servers van MillerFox in België, bij Combell.
• Dienstverleners die MillerFox inschakelt:
  • MessageBird (Nederland), voor sms-herinneringen: gsm-nummer, naam, praktijk, datum en uur, naam van het dier;
  • bpost (België) en PDOK (Nederland), voor het aanvullen van je adres: alleen wat je in het adresveld typt.
• Diensten die de praktijk zelf koppelt: koppelt je praktijk de agenda aan andere software of diensten, bijvoorbeeld haar eigen agenda of telefonie, dan gaan de nodige gegevens ook daarheen. Dat staat in de privacyverklaring van de praktijk.
• Niemand anders bij een gewoon bezoek: de agenda laadt geen lettertypes, kaarten, statistieken of andere bestanden van derden. Klik je bij de praktijk op "Toon op kaart", dan open je Google Maps in een nieuw venster; vanaf dan gelden de regels van Google.

Je gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor reclame.

5. Hoe lang?

De praktijk bepaalt hoe lang je gegevens en afspraken bewaard worden. Het logboek van de agenda wordt na 12 maanden automatisch gewist. Technische serverlogs bewaart MillerFox ongeveer 3 maanden.

6. Cookies en opslag in je browser

• Sessiecookie (JSESSIONID): houdt je ingelogd; vervalt na 65 minuten zonder activiteit. Noodzakelijk.
• Praktijksleutel (lokale opslag, vet_id): onthoudt welke praktijk je opende, zodat de agenda die volgende keer opnieuw toont. Bevat geen persoonsgegevens.

De agenda gebruikt geen cookies voor statistieken of reclame, en geen cookies van derden.

7. Afspraken via een AI-assistent

Maak je een afspraak via een AI-assistent (bijvoorbeeld Claude of ChatGPT), dan gebruik je de connector "Vet-Files afspraken". Wat daarbij gebeurt, staat in de privacyverklaring van de connector.

8. Je rechten

Je kan je gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, je verzetten tegen een verwerking of ze beperken, en je gegevens opvragen om mee te nemen. Je profiel en je dieren kan je grotendeels zelf aanpassen in de agenda. Voor al het andere ga je naar je praktijk; MillerFox helpt de praktijk daarbij.

Ben je het niet eens met hoe je gegevens verwerkt worden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld als de agenda nieuwe functies krijgt. De datum bovenaan toont de geldende versie.