Déclaration de confidentialité de l’agenda en ligne

Version du 10 octobre 2026

Avec l’agenda en ligne de Vet-Files, vous prenez rendez-vous chez votre vétérinaire et vous gérez vos données et celles de vos animaux. Cette déclaration explique quelles données sont traitées à cette occasion, par qui et pourquoi.

1. Qui est responsable ?

Le cabinet où vous prenez rendez-vous ou avez un compte est responsable de vos données (le responsable du traitement). Vos données se trouvent dans la base de données de ce cabinet, et c’est le cabinet qui décide de ce qu’il en advient et de leur durée de conservation.

MillerFox BV, le fournisseur de Vet-Files, gère l’agenda en ligne pour le compte du cabinet (le sous-traitant). MillerFox utilise vos données uniquement pour faire fonctionner l’agenda pour le cabinet. Vous trouverez les coordonnées de MillerFox BV dans les informations juridiques (en néerlandais).

Pour toute question sur vos données, adressez-vous à votre cabinet.

2. Quelles données ?

  • Si vous créez un compte ou mettez à jour votre profil : nom, prénom, titre, adresse, pays, numéros de téléphone et de GSM, adresse e-mail, langue, et vos préférences pour la newsletter et pour les rappels par e-mail ou SMS. En option, votre numéro de registre national : le cabinet l’utilise pour vous identifier (par exemple avec votre eID) et pour les documents où il est obligatoire, comme lors d’un changement de propriétaire d’un chien ou d’un chat.
  • Si vous prenez rendez-vous en tant qu’invité : nom, prénom, adresse, pays, téléphone, adresse e-mail, et pour votre animal, le nom, le sexe, la date de naissance et la race.
  • Lors d’un rendez-vous : le cabinet, le vétérinaire, le type de rendez-vous, la date et l’heure, l’animal, et le motif de votre visite tel que vous le saisissez vous-même.
  • Sur vos animaux : nom, espèce, race, sexe, date de naissance, type de poil et couleur de la robe, numéro de puce, numéro de passeport, et une photo si vous en chargez une.
  • Si le cabinet les propose : vos commandes dans la boutique en ligne, et les messages que vous envoyez au cabinet (ils sont uniquement envoyés par e-mail, pas conservés).
  • Données techniques : l’heure de votre dernière connexion et, lors de certains événements, une courte ligne dans le journal du cabinet (par exemple une tentative de réservation ou une connexion échouée, avec votre nom, votre numéro de client ou votre adresse e-mail).

Dans le motif de votre visite, indiquez uniquement ce dont le cabinet a besoin pour préparer le rendez-vous.

3. Dans quel but ?

  • prendre, déplacer et annuler vos rendez-vous, et les confirmer par e-mail ;
  • gérer votre compte et vos données auprès du cabinet ;
  • vous rappeler un rendez-vous par e-mail ou SMS, si vous l’avez autorisé ;
  • traiter les commandes et les messages adressés au cabinet, si le cabinet les propose ;
  • sécuriser l’agenda et lutter contre les abus.

En règle générale, le cabinet le fait pour exécuter le rendez-vous convenu avec vous (art. 6.1.b RGPD) et, pour les rappels et la newsletter, sur la base du choix fait dans votre profil, que vous pouvez modifier à tout moment.

4. Qui reçoit vos données ?

  • Le cabinet et ses collaborateurs.
  • MillerFox BV, en tant que sous-traitant. L’agenda fonctionne sur des serveurs de MillerFox en Belgique, chez Combell.
  • Les prestataires auxquels MillerFox fait appel :
    • MessageBird (Pays-Bas), pour les rappels par SMS : numéro de GSM, nom, cabinet, date et heure, nom de l’animal ;
    • bpost (Belgique) et PDOK (Pays-Bas), pour compléter votre adresse : uniquement ce que vous tapez dans le champ d’adresse.
  • Les services que le cabinet relie lui-même : si votre cabinet relie l’agenda à d’autres logiciels ou services, par exemple son propre agenda ou sa téléphonie, les données nécessaires y sont également transmises. Vous le trouverez dans la déclaration de confidentialité du cabinet.
  • Personne d’autre lors d’une visite ordinaire : l’agenda ne charge pas de polices, de cartes, de statistiques ni d’autres fichiers de tiers. Si vous cliquez sur « Montrer sur la carte » chez le cabinet, vous ouvrez Google Maps dans une nouvelle fenêtre ; à partir de ce moment, les règles de Google s’appliquent.

Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

5. Combien de temps ?

Le cabinet détermine combien de temps vos données et vos rendez-vous sont conservés. Le journal de l’agenda est effacé automatiquement après 12 mois. MillerFox conserve les journaux techniques du serveur environ 3 mois.

6. Cookies et stockage dans votre navigateur

  • Cookie de session (JSESSIONID) : vous garde connecté ; expire après 65 minutes d’inactivité. Nécessaire.
  • Clé du cabinet (stockage local, vet_id) : retient le cabinet que vous avez ouvert, pour que l’agenda l’affiche à nouveau la fois suivante. Ne contient pas de données personnelles.

L’agenda n’utilise pas de cookies de statistiques ou de publicité, ni de cookies de tiers.

7. Rendez-vous via un assistant IA

Si vous prenez rendez-vous via un assistant IA (par exemple Claude ou ChatGPT), vous utilisez le connecteur « Vet-Files afspraken ». Ce qui se passe alors est expliqué dans la déclaration de confidentialité du connecteur (en néerlandais).

8. Vos droits

Vous pouvez consulter vos données, les faire rectifier ou effacer, vous opposer à un traitement ou le faire limiter, et demander vos données pour les emporter ailleurs. Vous pouvez modifier vous-même la plupart des données de votre profil et de vos animaux dans l’agenda. Pour tout le reste, adressez-vous à votre cabinet ; MillerFox aide le cabinet à cet égard.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

9. Modifications

Cette déclaration peut changer, par exemple lorsque l’agenda reçoit de nouvelles fonctions. La date en haut de la page indique la version en vigueur.